Puffer in Projekten – ja oder nein?

Puffer in Projekten – ja oder nein?

Entwickler stecken häufig in einer Zwickmühle. Sie sollen zu Beginn eines Projektes Schätzungen für ihre Aufgaben abgeben, doch diese Schätzungen werden vom Management häufig in feste Zusagen umgewandelt. Welche negativen Effekte daraus resultieren und wie Sie am besten damit umgehen – mehr dazu hier im Blogpost.


Heute beschäftigen wir uns mit der Fragestellung: Wie können Projekte in der Medizintechnik abgesichert werden – wie können Liefertermine eingehalten werden?

Erst einmal auf Nummer sicher gehen…

Ein gängiger Ansatz hierfür ist es für jede einzelne Aufgabe und für jeden einzelnen Task der in einem Projekt stattfinden einen Puffer einzubauen. Der Puffer dient dazu, die einzelne Aufgabe abzusichern, so dass falls sich diese Aufgabe verzögert, zumindest nicht das Gesamtprojekt gefährdet ist. Puffer sind also dafür da, um eine hohe Liefertreue für einzelne Aufgaben sicherzustellen. Und – so ist der Gedanke dabei – wenn jede einzelne Aufgabe gut abgesichert ist, dann ist auch das gesamte Projekt gut abgesichert.

Aber wir wollen doch schnell sein?!

Jetzt gibt es auch noch einen anderen Ansatz der besagt, dass Puffer in einem Projekt letztlich gar nicht so gut ist, denn dadurch können einige negative Effekte erzeugt werden. Die dazugehörige Handlung lautet, lieber gar keine Puffer in Projekten einzuplanen, da dann ja die einzelnen Aufgaben so schnell wie möglich abgearbeitet werden. Und wenn die Aufgaben so schnell wie möglich bearbeitet werden, dann wird wiederum auch das Gesamtprojekt in kürzestmöglicher Zeit abgearbeitet.

Puffern oder nicht puffern – das ist hier die Frage

Nun ergibt sich eine logische Abhängigkeit: Wenn keine Puffer eingeplant werden, dann werden die einzelnen Aufgaben so schnell wie möglich abgearbeitet und dadurch ist die Liefertreue für das Gesamtprojekt sehr hoch. Wenn auf der anderen Seite Puffer eingeplant werden, dann sind die einzelnen Aufgaben gut abgesichert und daraus wiederum ergibt sich, dass auch das Gesamtprojekt gut abgesichert ist. Hier sieht man nun zwei Handlungsoptionen, die sich letztendlich komplett widersprechen – aber zum gleichen Ziel führen.

Konstruktiver Umgang mit dem Dilemma

Eliyahu Goldratt, der Begründer der Theory of Constraints, hat in seinen sogenannten Denkprozessen, die er Mitte bis Ende der 1980er Jahre entwickelt hat genau dieses Konzept verfeinert. Er nennt es die Dilemma-Wolke oder auch Konflikt-Wolke. Der Hintergrund ist der, dass letztlich in einem System in dem ein eindeutiges Ziel existiert, solche Widersprüche wie sie hier erscheinen überhaupt nicht real auftreten können.

Annahmen hinterfragen

Was dahinter steckt, ist typischerweise eine falsche Annahme. Was können nun solche falschen Annahmen sein? Eine Annahme hinter der logischen Abhängigkeit „Plane einen Puffer ein, um eine hohe Liefertreue für eine einzelne Aufgabe zu erreichen“ könnte zum Beispiel sein: „Puffer bieten persönliche Sicherheiten für Einzelpersonen“. Wenn irgendetwas daneben geht ist ja immer noch der Puffer da und man kann nachher sagen: „Es ist ja doch alles noch einmal gut gegangen, denn ich hatte ja noch meinen Puffer, der mich vor einer (persönlichen) Verzögerung bewahrt hat“. Dass die hohe Liefertreue einer einzelnen Aufgabe auch zwangsläufig zu einer hohen Liefertreue des Gesamtprojekts führt, dahinter steckt auch eine implizite Annahme, nämlich „Sicherheit im Kleinen führt unweigerlich zu Sicherheit im Großen“.

„Keine Puffer einplanen“ und damit eine schnellstmögliche Abarbeitung von Aufgaben zu erreichen – dahinter steckt die Annahme, dass Puffer sowieso auf jeden Fall verbraucht werden, falls sie erst einmal eingeplant sind. Dahinter steckt das sogenannte Studenten-Syndrom und das Parkinsonsche Gesetz. Das Studenten-Syndrom besagt, dass eine Aufgabe meist erst zum spätestmöglichen Zeitpunkt gestartet wird. Sie kennen das vielleicht selber noch aus der Studienzeit, wenn man erst kurz vor der Klausur mit den Vorbereitungen begonnen hat. Das Parkinsonsche Gesetz besagt letztlich fast das Gegenteil, nämlich dass für eine Aufgabe immer genau soviel Zeit verwendet wird, wie dafür eingeplant wurde. Sie können also für eine Aufgabe, die vielleicht real nur einen halben Tag dauert auch eine ganze Woche oder einen ganzen Monat einplanen und Sie werden diese ganze Woche oder diesen ganzen Monat dann auch tatsächlich für die Ausführung verwenden. Zur Not gibt’s am Ende noch ein wenig „Gold-Plating“ und alles wird noch ein Stückchen weiter verfeinert – die Zeit bekommt man auf jeden Fall rum. Diese beiden Effekte führen dazu, dass Aufgaben sich zwar verspäten können, der Fall von Verfrühungen hingegen tritt nahezu nie ein.

Eine schnellstmögliche Abarbeitung einzelner Aufgaben soll zu einer hohen Liefertreue für das Gesamtprojekt führen. Auch da steckt eine Annahme hinter, nämlich dass eine hohe Geschwindigkeit stets zu einer hohen Liefertreue führt.

Eine letzte Annahme steckt zwischen den beiden Handlungsalternativen, zwischen dem Dilemma „Puffer einplanen“ und „Puffer nicht einplanen“. Die Annahme dahinter ist die, dass Puffer zwangsläufig lokal sein müssen, also nur für einzelne Mitarbeiter und einzelnde Aufgaben in einem Projekt gelten. Doch vielleicht gibt es dazu ja eine Alternative?

Ein Puffer für das gesamte Team!

Genau so eine Alternative gibt es tatsächlich. Eli Goldratt, den ich eben schon erwähnt habe, hat genau diese Annahme hinterfragt und hat dort ein System aufgebaut, dass sich Critical Chain Projektmanagement nennt. Dabei werden die einzelnen Puffer eben nicht innerhalb der einzelnen Aufgaben geplant sondern sie werden extrahiert und ans Ende des Projektes gestellt. Dort stehen sie als Gesamtpuffer für das gesamte Team zur Verfügung und können in dieser Form tatsächlich helfen, das Projekt abzusichern, ohne dass die genannten negativen Effekte des Studenten-Syndroms und des Parkinsonschen Gesetzes in Erscheinung treten.

Beyond CCPM…

Auch die anderen hier genannten Annahmen können hinterfragt werden: Führt Sicherhit im Kleinen wirklich stets zu Sicherheit im Großen? Bieten Puffer wirklich eine persönliche Sicherheit? Führt eine hohe Geschwindigkeit tatsächlich zu einer hohen Liefertreue? Und werden Puffer tatsächlich stets aufgebraucht, sobald sie geplant werden? All diese anderen Annahmen können ebenso hinterfragt werden und führen damit zu anderen Ansätzen mit denen Projekte ebenfalls beschleunigt werden können.

Und wenn Sie an Beschleunigungen innerhalb der Medizintechnik interessiert sind, dann abonnieren Sie diesen Kanal und seien Sie auch das nächste Mal wieder dabei, wenn es um Fragen der Disruption in der Medizintechnik geht. Jeden Montag gibt es hier ein neues Video, ich freue mich wenn Sie demnächst wieder dabei sind, bis dahin alles Gute, Ihr Frank Lange.

Vielleicht auch interessant für Sie...