31.12.2018

Change-Canvas Trainingsvideo 8: Taktiken

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Willkommen zurück! Sie haben jetzt wirklich schon sehr viel erreicht: Sie haben Klarheit über Ihr Ziel, Sie wissen, mit wem Sie dieses Ziel erreichen wollen, und Sie haben auch schon Strategien erarbeitet, die Ihnen dabei helfen, dieses Ziel auch zu erreichen. Jetzt geht es in die Umsetzung, jetzt geht es ins Tagesgeschäft.

Visualisieren Sie Ihr Tagesgeschäft mit Kanban-Boards

Gerade in der Zusammenarbeit mit Teams hat es sich bewährt, diese Zusammenarbeit auch zu visualisieren, sodass klar ist, wer übernimmt denn eigentlich welche Aufgabe, wer hängt an bestimmten Aufgaben fest und braucht Hilfe aus dem Team, und das so visuell wie möglich zu machen, um die Informationen fließen zu lassen und den Stand transparent zu machen. In der Praxis haben sich dafür sogenannte Kanban Boards bewährt gemacht. Bevor ich viele Worte über den Aufbau von Kanban Boards verliere, gehen wir gleich in den praktischen Teil über und ich erkläre Ihnen dann sozusagen on the fly, wie das Kanban Board funktioniert.

Priorisieren Sie Ihre Arbeit

Die erste Aufgabe ist folgende: Sie haben in den Strategien schon Klarheit darüber gewonnen, welche Aufgaben durchgeführt werden müssen, um in den Dream Space zu gelangen, und Sie haben diese schon in eine Reihenfolge gebracht. Zuerst die Quick Wins, und der große Drache kommt später. Nehmen Sie sich nun die Aufgabe aus den Quick Wins, die Ihnen am Sinnvollsten erscheint, um Sie in möglichst kurzer Zeit durchzuführen, und dass sie gleichzeitig einen möglichst hohen Gewinn für Ihren Change Prozess generiert. Tun Sie das bitte jetzt und gehen Sie da ruhig nochmal in sich vorher, deswegen halten Sie das Video ruhig an.

User Stories

Sie haben nun diese eine Aufgabe, dieses eine Kärtchen, und ich bitte Sie, dieses Kärtchen nun im Kanban Board in der ersten Zeile, in der ersten Spalte hineinzukleben. Diese Spalte ist überschrieben mit „User Stories“. Hier kommen also alle größeren Aufgaben rein, alle Strategien, die Sie letztendlich umsetzen wollen. Und Sie werden sehen, dass ist schon noch ein größerer Block, der da in dieser Aufgabe drinsteht, und wir werden jetzt in den folgenden Schritten diese Aufgaben kleiner herunterbrechen. Die Einheiten, die dahinterliegen, sind sogenannte „Tasks“.

Tasks

Ein Task ist definiert als eine Arbeitseinheit, die typischerweise nicht länger als einen Tag dauert. Warum nicht länger als einen Tag? Zum einen sind Sie damit in der Lage, die Abhängigkeiten zwischen den einzelnen Tasks nochmal besser zu klären, Sie haben eine gute Granularität, zum Anderen können sie jeden Tag einen Erfolg feiern, weil Sie einen solchen Task auch abgearbeitet haben und abschließen können. Ihre nächste Aufgabe lautet nun, die User Story, also die Aufgabe, die Sie aus den Strategien geholt haben, in den Taktikten wirklich herunterzubrechen in Aufgaben von etwa einem Tag Länge. Sie können dafür auch wieder Sticker nehmen und diese Sticker dann in der Spalte „Geplant“ in das entsprechende Feld im Change Canvas hineinkleben. Tun Sie das bitte jetzt.

Strukturieren Sie Ihre Arbeit in User Stories und Tasks

Je nach Größe der User Story werden Sie jetzt vielleicht eine Handvoll einzelner Tasks haben, vielleicht auch mehr. Schauen Sie, dass es nicht zu viele werden, auch hier wieder eine gute Zahl: etwa zehn solcher Tasks, dann haben Sie eine Granularität von zwei Wochen für die User Story, mit der auch wirklich sich etwas bewegen kann, wenn Sie User Stories haben, die sehr viel länger sind, dann lässt der Erfolg einfach auf sich warten und die Messbarkeit und Motivation kann dabei nachlassen.

Wer macht was bis wann?

Die folgende Aufgabe ist jetzt wirklich sehr praxisbezogen, denn letztendlich brauchen Sie Ihr Team jetzt schon dazu. Die Frage ist, wer kann denn diese ganzen Aufgaben bewältigen, wer kann Sie denn durchführen? Wie Sie wissen, können Sie den Change nicht alleine vorantreiben und alleine lösen, Sie brauchen also ein gutes Team um sich herum.

Eine der Regeln in Kanban Boards lautet, dass Aufgaben nicht geschoben werden und einer anderen Person zugewiesen werden, sondern, dass im Gegenteil diese andere Person sich eine Aufgabe, einen Task zieht und damit selbstständig die Verantwortung für diese Aufgabe übernimmt.

Der Task wird dann weitergeklebt ins nächste Feld, „In Bearbeitung“. Und bleibt dort so lange, bis die Aufgabe fertiggestellt ist. Danach ist es noch wichtig, das 4-Augen-Prinzip anzuwenden, dass nochmal jemand drüberguckt über diesen Task, ob er auch wirklich bearbeitet ist, und wenn er wirklich positiv abgearbeitet wurde, dann kommt er ins Feld „Beendet“.

Single Piece Flow – eins nach dem anderen für optimalen Durchsatz

Auf diese Art und Weise können Sie alle Tasks einer User Story Stück für Stück abarbeiten und einen Fluss von Aufgaben erzeugen, die alle dafür dienen, Ihren Change Prozess vorwärtszutreiben. Wenn Sie alle Tasks einer User Story komplett bearbeitet und beendet haben, dann können Sie auch die User Story selbst als beendet markieren und sich über den Erfolg freuen.

Fokussieren Sie sich maximal, um möglichst schnell echten Wert für Ihr Unternehmen zu schaffen

Idealerweise arbeiten Sie mit Ihrem kompletten Team an einer einzigen User Story und fokussieren Ihre komplette Energie darauf, diese Story zu beenden und die internen Tasks durchzuführen. Manchmal kann es aber auch sein, dass es Verzögerungen gibt, weil zum Beispiel Langläufer innerhalb dieser Aufgaben stecken. In diesem Fall ist es manchmal sinnvoll, auch eine zweite User Story zu ziehen aus den Strategien und parallel zu bearbeiten. Sie gehen dabei genauso vor, wie wenn Sie nur eine einzige User Story bearbeiten, außer, dass diese zweite User Story auch noch existiert und Tasks daraus abgearbeitet werden.

Wichtig ist die Priorität nicht aus den Augen zu verlieren, das heißt, die Aufgaben oder die User Storys mit der höchsten Priorität stehen bei Ihnen oben, sollen zuerst abgearbeitet werden, die User Stories mit geringerer Priorität stehen weiter unten, und wenn jemand aus Ihrem Team frei ist, um einen neuen Task zu ziehen, sollte er sich immer möglichst weit oben bedienen.

Innerhalb der einzelnen User Stories gilt die Reihenfolge von rechts nach links zu arbeiten. Von rechts nach links deswegen, weil je weiter ein Task bereits nach rechts gewandert ist, desto höher ist die Wertigkeit und es braucht nur noch wenig Aufwand, um ihn komplett abzuschließen, und erst wenn er komplett abgeschlossen ist, erzeugt er einen echten Wert. Außerdem verhindert diese Vorgehensweise, dass sich zu viel halbwertige Arbeit in Ihrem Kanban Board staut, die Sie daran hindert, eine Aufgabe, eine User Story komplett abzuarbeiten.

Starten Sie schnell und einfach die Arbeit mit Ihrem Kanban-Board

Jetzt sind Sie wieder dran, das ganze Kanban Board mit Leben zu füllen und mit Ihrem Team gemeinsam an der Abarbeitung zu arbeiten. Wenn bei diesem sehr praxisorientiertem Teil Fragen aufkommen, stehe ich Ihnen selbstverständlich gerne wieder zur Verfügung, Sie wissen, ich bin nur einen Klick entfernt und wir nehmen uns eine Stunde Zeit, um Ihre Fragen zu klären.

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